Gentile Signore/a,

la informiamo che AIL - Associazione Italiana contro le leucemie - linfomi e Mieloma – Ente del Terzo Settore (nel prosieguo, per brevità, anche solo “AIL ETS”) e le Sezioni di Ascoli Piceno, BAT, Benevento, Biella, Caltanissetta, Campobasso - Isernia, Cosenza, Forlì-Cesena, Frosinone, Genova – Savona – Imperia, L’Aquila, Latina, Livorno, Napoli, Novara – VCO, Palermo – Trapani, Parma, Pesaro, Potenza, Ragusa Reggio Calabria – Vibo Valentia, Roma, Salerno, Siena – Grosseto, Siracusa, Taranto, Teramo, Torino, Trieste, Udine – Gorizia (nel prosieguo, per brevità, anche solo le (“Sezioni AIL”), in qualità di Contitolari del trattamento, tratteranno i dati personali da Lei forniti, o altrimenti acquisiti, nell’ambito dell’iniziativa “Fitwalking for AIL 2024” - la camminata solidale non competitiva nata per celebrare la Giornata Mondiale della Leucemia Mieloide Cronica e organizzata per raccogliere fondi in favore della Ricerca e dell’assistenza ai pazienti con tumori del sangue e ai loro familiari (di seguito anche l’“Evento” o l’”iniziativa”) - che si terrà Sabato 28 e domenica 29 settembre 2024 in 35 città italiane.

1 Base giuridica e finalità del trattamento

a) 1.1. Il trattamento dei dati che precede (ad. es. il suo nome, cognome, indirizzo e dato di contatto) trova il suo fondamento giuridico nell’art. 6comma 1 lett. b) del GDPR e nell’art. 6 comma 1 lett. c) del GDPR ed è finalizzato a gestire la sua richiesta di partecipazione all’evento e adempiere i connessi obblighi amministrativi, legali, contabili/fiscali.

b) 1.2. Il trattamento dei dati e, nello specifico, le immagini e le riprese video che saranno raccolte nel corso dell’Evento trova il suo fondamento giuridico nel legittimo interesse dei Contitolari del trattamento (art. 6 comma 1 lett. f del GDPR) alla realizzazione di contenuti informativi/documentativi dell’Evento da pubblicare sul Sito web e sui canali social media dei medesimi per diffondere il messaggio associativo e perseguire la mission istituzionale propria di AIL ETS e delle sue Sezioni.

2 Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato con l’ausilio di mezzi elettronici, per mezzo delle operazioni indicate all’art.4 n. 2) del GDPR e precisamente: il trattamento dei Suoi dati personali potrà consistere nella raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

3 Obbligatorietà del conferimento

3.1. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 1.1. è obbligatorio. Un eventuale rifiuto di fornire i dati di cui sopra comporta l’impossibilità della partecipazione all’iniziativa.

3.2. Non occorrendo il consenso della persona ritratta quando la riproduzione dell’immagine è collegata a fatti e avvenimenti svoltisi in pubblico, la preghiamo, qualora Lei non voglia essere ripreso, di non sostare

nelle aree dove la sua immagine potrebbe essere oggetto di riproduzione.

4 Accordo di contitolarità

I ruoli e il rapporto tra AIL ETS e la Sezione AIL sono disciplinati da specifico Accordo di contitolarità, disponibile presso le sedi dei rispettivi Enti. Di seguito un estratto: “art. 2 OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ DEI CONTITOLARI; 2.1. I Contitolari condividono le decisioni relative alle finalità e modalità del trattamento di dati e sono obbligati in solido a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento (EU) 2016/679 e dalle disposizioni di legge vigenti in materia di tutela dei dati personali. 2.2. In particolare, si conviene che l’informativa di cui all’artt. 13 e 14 del Regolamento, allegata al presente accordo, predisposta dai Contitolari, verrà somministrata da parte di ciascuna sezione AIL agli interessati che parteciperanno alla Fitwalking nel territorio di riferimento. 2.3. Nello specifico, le Parti concordano che, per la gestione dell’iniziativa nell’ambito di riferimento, i dati di adesione al richiamato evento saranno trattati, unitamente alle immagini/riprese video che saranno raccolte per documentarlo, dalle singole sezioni territoriali e che solo le immagini/riprese video dei partecipanti alla Fitwalking saranno condivise con AIL ETS per la AIL – ASSOCIAZIONE ITALIANA CONTRO LE LEUCEMIE–LINFOMI E MIELOMA – ETS Via Casilina, 5 – 00182 Roma – Tel. +39 06 703 86 01 – Fax +39 06 703 86 041 – e-mail ail@ail.it C. Fiscale 80102390582 – c/c postale 873000 pubblicazione sul sito di quest’ultima così da favorire la diffusione del messaggio associativo e il perseguimento della mission istituzionale di AIL ETS e delle sue Sezioni. L’Accordo potrà essere richiesto in visione agli indirizzi e-mail riportati di seguito.

5 Ambito di comunicazione dei dati

5.1. Dei Suoi dati potranno venirne a conoscenza, in qualità di autorizzati del trattamento, personale dei Contitolari del trattamento appositamente nominati ai sensi di legge, nonché quali Responsabili del trattamento soggetti che svolgono attività in outsourcing o strumentali al perseguimento delle finalità sopra indicate, ovvero soggetti terzi in qualità di Autonomi Titolari del trattamento.

5.2. Le immagini e i video che La ritraggono potranno essere pubblicati o riprodotti da testate giornalistiche, redazioni TV, radio WEB. Dette immagini e i video potranno essere pubblicate, altresì, sui canali digital AIL-ETS (sito istituzionale e domini di secondo livello, social network, canale youtube, newsletter, blog, whatsapp) e sui canali digital delle Sezioni AIL coinvolte, e/o utilizzate per promuovere l’attività dell’Associazione sui materiali cartacei realizzati (mailing, brochure, depliant, bilancio sociale, ecc).

6 Trasferimento dei dati all’estero

I Contitolari del trattamento non effettuano direttamente alcun trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che, ove il trasferimento si rendesse necessario, ciascun Contitolare assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

7 Periodo di conservazione dei dati

7.1. I Suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1.1. verranno conservati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell’evento e comunque cancellati entro il termine di 1 anno dalla conclusione del medesimo.

7.2. I Suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1.2. verranno conservati per 10 anni decorrenti dall’evento.

7.3. La verifica sulla obsolescenza sui dati oggetto di trattamento rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati viene effettuata periodicamente.

8 Contitolari del trattamento

AIL - Associazione Italiana contro le leucemie - linfomi e Mieloma – Ente del Terzo Settore Via Casilina, 5 - 00182 Roma. E-mail: privacy@ail.it

Sezione AIL di Roma via Rovigo, 1 - 00161 Roma

9 Responsabile della protezione dei dati

Al fine di agevolare i rapporti tra Lei e ciascun Titolare del trattamento, potrà rivolgersi per ogni coordinamento, informazione e/o chiarimento al Responsabile della protezione dei dati di AIL-ETS contattabile al seguente indirizzo: dpo@ail.it

10 Diritti degli interessati

In qualunque momento potrà conoscere i dati che La riguardano, sapere come sono stati acquisiti, verificare se sono esatti, completi, aggiornati e ben custoditi, chiederne la rettifica o la cancellazione ai sensi degli artt. 16 e 17 GDPR. Ai sensi dell’art. 21 GDPR, avrà il diritto di opporsi in tutto od in parte, al trattamento dei dati per motivi connessi alla Sua situazione particolare; qualora i dati siano trattati per finalità di marketing diretto avrà il diritto di opporsi in ogni momento al relativo trattamento per tale finalità. Tali diritti possono essere esercitati attraverso specifica istanza da indirizzare tramite raccomandata ai Contitolari del trattamento. Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.